Comment présenter un nouveau projet impactant ?

 

Vous êtes porteur d’un nouveau projet impactant et vous souhaitez le présenter. Comment vous y prendre ? Quels sont les enjeux qui se joueront lors de votre présentation ? Comment mettre toutes les chances de votre coté pour réussir l’adhésion ?

La préparation en amont

La levée des objections

Bien évidement, la préparation de votre projet compte pour beaucoup dans votre réussite. Penser en premier à dire en quelques mots l’objectif du projet et les bénéfices véritables de ce projet pour la structure en général, pour l’équipe en particulier. Chacun doit comprendre en quoi consiste votre projet, en quoi il s’inscrit dans les besoins et les valeurs de l’entreprise. Les bénéfices à court, moyen et long termes doivent être très clairs.

Ensuite, vous pourrez aller dans le détail du projet. Chaque point doit être précis, réfléchi et argumenté.

Pour vous aider, pensez à chaque personne impactée par le projet directement et indirectement. Pensez à chaque personne autour de la table. Faites une liste de ces personnes et à coté faites 2 listes : celles des points forts qui, d’après vous, seront bien reçus et la liste des éléments gênants ou des objections qui pourront vous être faits. Pour chaque objection, trouver des arguments positifs. Si vous êtes en panne de contre argument, trouver en quoi le désagrément pourra être compensé par les autres bénéfices du projet. Votre projet ne doit pas passer pour une utopie. Votre projet doit être réaliste, prendre en compte les valeurs de l’entreprise, les facteurs humains, organisationnels et financiers.

Avant la présentation, testez vos arguments en discutant  avec des personnes ressources qui ont la connaissance et la compétence pour vous faire des retours.

Un bon schéma vaut plus qu’un long discours

Veillez à soigner la présentation visuelle. Comme tout le monde le sait : un bon schéma vaut mieux qu’un long discours. Faites des schémas clairs, illustrés avec le plus d’images possible car les visuels sont très rapidement assimilés par le cerveau. Vous pouvez aussi faire un mindmap si vous connaissez l’outil pour que vos interlocuteurs aient une vision d’ensemble rapide de ce que vous proposez.

Répétez :

Il vous sera très utile de répéter votre présentation. A cette occasion, des points à éclaircir pourront vous apparaître. Si vous avez la possibilité de répéter avec une tierce personne ça ne sera que mieux. Chronométrez-vous pour vérifier que votre présentation n’est pas trop longue. Si vous ne souhaitez pas impliquer une tierce personne et si c’est une chose que vous envisagez avec confiance : vous pouvez vous filmer. L’exercice pourra vous donner une idée de ce que vous renvoyez.

Une fois prêt(e), lorsque vous vous sentirez confiant(e), vous pourrez vous lancer.

La présentation :

Ça y est c’est le jour J. Tout le monde est présent. Les gens sont plus ou moins attentifs, les regards sont rivés sur vous. Avec certains vous avez déjà échangé, d’autres ont entendu parler du projet et d’autres n’ont pas eu d’information. Présentez votre projet en demandant à être écouter jusqu’au bout. Proposez à vos interlocuteurs de noter leurs questions pour débattre après la présentation.

N’hésitez pas à être humble et à dire les points à éclaircir avec vos collègues ou des experts. Il est normal de ne pas avoir réponse à tout. Cela rend plus crédibles les réponses que vous amènerez par ailleurs et laisse la possibilité à vos interlocuteurs de participer.

A ce moment là, de nombreuses réactions peuvent avoir lieu : des résistances nouvelles quelquefois inattendues apparaissent. Des approbations surprises peuvent aussi avoir lieu. Des personnes plutôt alliées peuvent vous remettre en question. La situation peuvent devenir instable. Un rien peut la faire basculer dans le oui ou le non. Vous ne comprenez pas ce qui se passe … Voici quelques informations pour décrypter la situation.

La prise de conscience :

Avant la présentation de votre projet pour validation, les échanges précédents avec vos interlocuteurs était de l’ordre du « peut être ». Ils avaient donc un faible niveau d’engagement. Quand le sujet est mis sur la table pour une validation (ou pas), on n’est plus dans le « peut-être ». A ce moment là,  le niveau d’engagement augmente fortement dans les réponses et dans la façon d’envisager l’avenir. Le projet se concrétisant, les interlocuteurs prennent soudainement conscience de certaines choses auxquelles ils n’avaient pas prêté à attention auparavant.

La redistribution des places et rôle de chacun :

En ce positionnant et en s’engageant de manière forte sur le projet, vous allez modifier l’équilibre des rôles et la place de chacun. Des questions fuseront dans la tête de vos interlocuteurs :  « ok, alors il va se passer quoi pour moi maintenant et pour ma place ?  Qu’est ce qu’on veut m’imposer ? Qu’est-ce que j’y perds ? et qu’est-ce que j’y gagne ? Qu’est-ce que ça va me coûter (en temps, en énergie, etc…) ? Vais je me retrouver en danger ou hors de mes compétences ?  Continuerais-je à être reconnu  dans ce que je fais ? …

La résistance au changement :

Tout projet impactant amenant un important niveau changement se confronte à une certaine résistance au changement et à des peurs. C’est normal, nous sommes conçus pour évoluer sans cesse. Cependant, nous n’aimons pas le changement brutal. Naturellement, le cerveau répète ce qu’il a appris car cela lui évite tout effort inutile. Tout le monde sait comme il est difficile de se défaire de certaines habitudes ou comportements, même lorsque l’on souhaite changer, cela nous coûte. Nous préférons rester dans un cadre connu tout simplement car cela nous rassure et nous demande peu d’énergie d’adaptation.

La résistance est d’autant plus forte que les personnes sont anxieuses, fatiguées, stressées et impactées par le changement, même si elles pensent qu’il peut être une bonne chose. Le cerveau reptilien et l’émotionnel prend le pas sur la raison, surtout au début. Quand l’émotionnel est calmé, la personne rassurée alors la raison peut reprendre le dessus.

Les peurs, les freins de nombreuses objections peuvent s’exprimer. Ainsi, une la bonne préparation amont vous permettra de répondre à aux objections. Rassurez. Positionnez vous sur les valeurs de l’établissement et des décideurs.

Le décalage temporel :

Tout porteur de projet quel qu’il soit est en décalage temporel avec le reste du monde. En effet, lors de l’élaboration détaillé d’un projet, le porteur de projet réfléchit, se projette dans le futur pour anticiper les moindres détails. Plus le projet est préparé de longue date, plus la projection dans le futur est faite régulièrement. Ce qui fait que, quand il dévoile aux autres son projet, tout est actuel, connu et précis pour lui. Les autres, en revanche, sont dans la découverte et ne voient qu’une esquisse floue, inconnue et lointaine. Il est important pour le porteur de projet de se mettre au niveau de ses interlocuteurs. Il faut donc prendre le temps de détailler chaque point, d’expliquer et voire de réexpliquer.

Le projet sera surement amené à évoluer grâce aux idées amenées par les participants et en cela le porteur de projet doit rester souple, ouvert et attentif aux bonnes idées pour que tout le monde soit en phase et que le projet soit finalement collégial.

Conclusions :

Vous avez obtenu la validation de votre projet : super. Lors de moments de résistance, (nul doute qu’il y en aura), vous pourrez vous appuyer sur cette validation et la légitimité du projet. A vous de garder le cap avec fermeté et douceur.

C’est maintenant le moment d’accompagner le projet et aussi (ça va de pair) d’accompagner chaque personne impactée par le projet de manière directe ou indirecte. Pour cela, gardez confiance (sur la finalité du projet) même s’il est évident que vous n’avez pas les réponses à toutes les modalités du projet, et heureusement(!). La mise en place d’un projet est une aventure humaine.

Bien sûr, il sera important d’écouter chaque personne en y répondant à ses nouvelles objections, ou mieux en lui demandant quelles sont les solutions auxquelles elle pense qui soient compatibles avec la vision et l’objectif final du projet. Ceci permettant d’impliquer votre interlocuteur, sans imposer. Cela permettra aussi de laisser émerger de bonnes idées.

Ces moments d’échange peuvent se faire aussi bien dans les moments off (café, pause déjeuner, moment informel) que dans les réunions. Cependant, Les moments off sont les moments les plus propices aux échanges car ces moments n’ont pas les enjeux des réunions institutionnelles.

L’idée étant de rassurer en les personnes en leur permettant de trouver leur intérêt dans la mise en place de ce nouveau projet, en les valorisant avec honnêteté et en les ramenant à leurs valeurs et aux valeurs communes, en les associant à la réussite du projet.

 

Isabelle Barbanson

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