Comment assurer sa prise de poste dans de nouvelles fonctions de Manager ?

Vous accédez à de nouvelles fonctions managériales ?

Que ce soit à la suite de démarches personnelles après avoir postulé ou que ce soit à la suite d’une promotion interne, après les premiers instants de Joie, la réalité vous rattrape et laisse place à des interrogations : Comment vais-je « assurer » dans ma prise de poste ?

3 personnes en réunion

Quels sont les enjeux :

Les situations sont toutes différentes…Cependant, les enjeux que partagent les nouveaux managers sont souvent proches : comment me positionner vis-à-vis de mes collaborateurs ? La question est d’autant plus importante si vous devenez hiérarchique d’ancien collègues …

Il s’agira alors de prendre sa fonction tout en faisant évoluer les relations avec vos anciens collègues.

D’autres questions apparaissent alors souvent assez vite : quelles seront mes responsabilités ? Quel sera mon périmètre d’actions ?

Dans les nouvelles responsabilités évoquées, comment ne pas me pas me noyer et organiser mon travail pour qu’il soit gérable ? Comment faire en sorte que chacun s’y retrouve dans l’équipe, que chacun conserve la part de responsabilité qui est la sienne et garde le sens de sa fonction.

Quelles sont les tâches à déléguer à l’équipe ? Quelles sont les tâches à garder et à faire moi-même. ?

Comment mettre en place ce travail collectif ? Comment se positionner si les tâches ne sont pas correctement effectuées par mon équipe ?

Ces questions sont d’autant plus importantes que les bonnes habitudes se prennent tout de suite ! Plus on attend pour mettre en place un bon fonctionnement collaboratif, plus les choses sont difficiles.

L’enjeu est de se positionner rapidement, de manière claire et collégialement comprise afin que la collaboration avec les membres de vos équipes soient fluides et que votre prise de poste soit positivement vécue par tous …

Quels sont les points à voir rapidement ?

Clarifier ses missions

  • La première des choses est de clarifier au maximum vos missions avec votre employeur, votre hiérarchique pour avoir toute la légitimité de votre poste par la suite. Avez-vous des informations précises sur vos missions, ces informations sont-elles écrites ?
  • N’hésitez en aucun cas à demander des précisions et des éclaircissement sur vos missions, cela sera apprécié de votre direction à condition que cela soit fait rapidement. Soyez souple et pensez que ces missions pourront évoluer dans le temps, il sera alors temps de les repréciser au besoin …
  • Pensez à vous informer au maximum sur les us et coutumes de votre entreprise pour comprendre les subtilités des choses. Renseignez-vous sur les règles actuelles, les points positifs et les points négatifs. Faites-vous votre opinion.
  • Lisez et renseignez-vous sur les documents légiférant votre activité et notamment la convention collective de votre structure afin d’être au clair avec vos responsabilités.
  • Vérifiez que responsabilités s’accompagnent de critères de réussite et de moyens d’actions.
  • Assurez-vous du soutien de votre hiérarchie !
  • Vérifiez que ces missions vous parlent et font sens pour vous et qu’elles vous portent. N’imitez personne et autorisez-vous à être vous-même pour les incarner !

Que faire dans le cas où aucune fiche de poste n’est mise en place ?

Dans le cas d’un poste de manager, il arrive que les fonctions soient adaptables selon les besoins de l’entreprise et que les fiches de postes standards ne conviennent pas.

L’objectif sera alors pour vous de prendre le temps de la réflexion. Il s’agira de poser vous-même sur le papier vos différentes missions ainsi que les règles de délégation les entourant. Réfléchissez bien au « pourquoi du comment » dans un esprit de pragmatisme et de respect des responsabilités de chacun. Pensez à argumenter chaque point et à le préciser au mieux.

N’hésitez pas à demander de l’aide à une personne de confiance, compétente dans ce domaine et à vous inspirer de documents existant pour des fonctions similaires …

Votre document, une fois préparé, pourra servir de base à vos échanges avec votre employeur. Après négociation, il est important que ce document écrit soit validé officiellement…

Se positionner auprès de ses équipes

Une fois vos missions clarifiées, l’important est de partager votre vision des choses, clarifier les règles de fonctionnement, les attentes et les responsabilités de chacun de vos équipiers et de votre équipe en général pour trouver un fonctionnement commun.

  • Lors de votre prise de poste, il sera judicieux de rencontrer chacun de vos collaborateurs. Ces entretiens formels vous permettront de mieux les connaître, de les écouter, de cerner leur personnalité et de poser les bases de la relation de travail. A vous de faire preuve d’écoute et de flexibilité, tout en étant ferme et pédagogue sur les points non négociables. Dans le cas où vos collaborateurs sont d’anciens collègues, cet entretien peut être aussi très utile pour les rassurer, pour leur témoigner votre soutien, vous positionner clairement et clarifier les nouvelles règles du jeu.
  • Soignez les réunions de direction et d’équipe. Chaque réunion a sa fonction et c’est le lieu pour partager la vision d’objectifs communs, donner du sens et rappeler les règles de fonctionnement quand elles ne sont pas suivies et qu’elles sont source de difficultés. C’est aussi le lieu pour les ajuster, les adapter, si besoin, à l’actualité. Soyez donc attentif aux ordres du jour, complétez-les s’il le faut et vérifiez que les points majeurs figurent bien dans les comptes-rendus.
  • Soyez ferme les premiers temps sur les points importants. Rappelez toujours le sens, le pourquoi de la règle et ses conséquences si elle n’était pas suivie.
  • En cas de dérapage ou de souci avéré, assurez-vous du soutien de votre hiérarchie et agissez sans tarder.

S’avoir s’entourer et se former

Le temps d’un changement de fonction est un temps fragile pour le nouveau manager… Il change de statut, d’identité professionnelle, il endosse de nouvelles responsabilités.

Il ne travaille plus seul mais gère une équipe… Et il doit se retrouver dans tout cela …

Lors de la prise de fonction, il est judicieux de s’entourer de personnes de confiance, sortes de superviseurs, avec qui partager ses réflexions, ses idées, ses difficultés.

Les groupes de pairs et d’échanges de pratiques entre managers sont aussi des endroits précieux pour se réconforter et développer les bonnes pratiques.

N’hésitez pas à lire des ouvrages sur le management, à suivre des formations sur le sujet afin de développer les connaissances et les compétences nécessaires pour ce type de poste. Le management est un métier et des bonnes pratiques peuvent vous aider à décoder les situations du quotidien et à savoir comment vous positionner.

L’accompagnement d’un coach sur une problématique ou tout simplement pour monter en performance et décoller dans vos missions se démocratise de plus en plus.

Développer les outils de l’efficacité

Un dernier point important est le développement des « outils de l’efficacité ». Entre réflexions sur l’avenir, stratégies, tableaux de bord, réunions, représentation de votre organisation, etc, les missions de votre poste sont nombreuses et variées.

Ceci fait tout l’intérêt de votre poste de manager !! Attention cependant à gérer votre temps au mieux pour rester efficace et disponible à vos équipes et à vos proches !

Dès votre prise de poste, observez les processus concernant la circulation de l’information, les prises de décision, et surtout le fonctionnement de l’activité proprement dite, etc.

Prenez le temps de réfléchir ou de faire réfléchir vos équipes aux moyens permettant de simplifier les processus et de gagner du temps.

Réfléchissez, par exemple, à l’emploi de logiciels pour vous simplifier certaines tâches, acheter en gros certaines fournitures, développer des outils collaboratifs en ligne…. Bref simplifiez-vous la vie !

Vous avez besoin d’être accompagné(e) sur votre prise de poste, contactez-nous pour une solution personnalisée.

Isabelle BARBANSON

Coach, Consultante et Formatrice

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